درخواست رونوشت از سند

درخواست رونوشت از سند رسمی، فرآیندی است که به موجب آن متقاضیان می توانند یک نسخه معتبر و قانونی از اسناد ثبت شده در دفترخانه های اسناد رسمی را دریافت کنند. این اقدام برای حفظ حقوق و تسهیل امور اداری و قضایی اشخاص از اهمیت بالایی برخوردار است و در مواقع مفقودی سند اصلی، نیاز به ارائه کپی معتبر به مراجع مختلف یا تقسیم ارث، ضروری می گردد. آشنایی با این فرآیند، ذینفعان را قادر می سازد تا با آگاهی کامل و بدون اتلاف وقت، نسبت به اخذ رونوشت مورد نیاز خود اقدام نمایند.

مفاهیم بنیادی و حقوقی رونوشت سند

برای درک صحیح فرآیند درخواست رونوشت از سند، ابتدا باید با مفاهیم پایه ای و جایگاه حقوقی آن آشنا شد. رونوشت سند رسمی تنها یک کپی ساده نیست، بلکه دارای اعتبار قانونی مشخصی است که آن را از سایر اشکال مشابه متمایز می کند.

رونوشت سند رسمی چیست و چه اعتباری دارد؟

رونوشت سند رسمی نسخه ای دقیق و کاملاً منطبق با اصل سند است که توسط سردفتر یا دفتریار دفترخانه اسناد رسمی، با مهر و امضای معتبر تهیه و تصدیق می شود. این نسخه، تمام اطلاعات، مندرجات و جزئیات سند اصلی را منعکس می کند و در نظام حقوقی ایران، دارای اعتبار قانونی قابل توجهی است.

اعتبار قانونی رونوشت سند رسمی به این معناست که در بسیاری از مراجع قضایی، اداری، بانکی و سازمان های دولتی، می تواند جایگزین اصل سند شود. برای مثال، در دعاوی حقوقی، برای ارائه به بانک ها جهت دریافت تسهیلات، یا برای ثبت شرکت ها و انتقال سهام، رونوشت مصدق سند کفایت می کند. با این حال، باید توجه داشت که رونوشت به هیچ وجه جایگزین کامل و دائمی سند اصلی نیست، به خصوص در مواردی که نیاز به اثبات مالکیت یا حقوق اصلی است و ممکن است نیاز به ارائه اصل سند باشد. اعتبار آن تا زمانی پابرجاست که اصل سند ابطال، فسخ یا تغییر نکرده باشد و خود رونوشت نیز دچار تغییر یا مخدوش شدن نگردد.

تفاوت دقیق رونوشت، کپی برابر اصل و گواهی امضا

در ادبیات حقوقی و اداری، اصطلاحات مشابهی وجود دارند که ممکن است با رونوشت سند رسمی اشتباه گرفته شوند. آگاهی از تفاوت های این مفاهیم برای درخواست درست و جلوگیری از سردرگمی ضروری است.

رونوشت سند رسمی: همانطور که اشاره شد، نسخه ای از سند ثبت شده در دفترخانه است که توسط همان دفترخانه یا با دستور قضایی، بر اساس اصل سند موجود در بایگانی تهیه و تصدیق می شود. این نسخه، حاوی مهر و امضای سردفتر و شماره ثبت است و اعتبار رسمی دارد. رونوشت بیشتر برای اسنادی کاربرد دارد که اصل آن ها در دفترخانه موجود است یا قبلاً به صورت رسمی ثبت شده اند و قصد دریافت یک نسخه معتبر و حقوقی از آن را داریم.

کپی برابر اصل (کپی مصدق): این فرآیند به معنای تطابق یک نسخه کپی ساده از سند (اعم از رسمی یا عادی) با اصل آن توسط مراجع ذی صلاح است. دفترخانه های اسناد رسمی، مراجع قضایی، و برخی ادارات دولتی می توانند اقدام به برابر اصل کردن کپی اسناد کنند. تفاوت اصلی آن با رونوشت در این است که کپی برابر اصل الزاماً از سند ثبت شده در دفترخانه تهیه نمی شود و هدف آن صرفاً تأیید مطابقت کپی با اصلی است که متقاضی ارائه داده است، نه تهیه نسخه ای جدید از یک سند بایگانی شده.

گواهی امضا: این خدمت به معنای تأیید صحت امضای ذیل یک سند عادی توسط سردفتر اسناد رسمی است. سردفتر صرفاً هویت امضاکننده را تأیید می کند و هیچ گونه مسئولیتی در قبال محتوای سند ندارد. گواهی امضا برای اسنادی کاربرد دارد که ماهیت عادی دارند و افراد می خواهند امضای خود را در حضور سردفتر تأیید کنند تا اعتبار آن در مراجع دیگر افزایش یابد. این فرآیند ارتباطی با محتوای سند اصلی یا تهیه نسخه ای از آن ندارد.

ویژگی	رونوشت سند رسمی	کپی برابر اصل	گواهی امضا
منبع تهیه	دفترخانه از سند موجود در بایگانی	سند کپی شده توسط متقاضی (از اصل ارائه شده)	سند عادی (جهت تأیید امضا)
اعتبار	دارای اعتبار رسمی و قانونی	صرفاً تأیید مطابقت کپی با اصل	تأیید هویت امضاکننده (نه محتوای سند)
هدف	دریافت نسخه معتبر از سند ثبت شده	تأیید صحت کپی از یک سند	تأیید امضای ذیل سند عادی
مهر و امضا	مهر و امضای سردفتر و شماره ثبت	مهر و امضای مرجع تأییدکننده	مهر و امضای سردفتر
موارد کاربرد	مراجع قضایی، اداری، بانکی (جایگزین سند اصلی)	ارائه کپی معتبر به ادارات، دانشگاه ها	وکالت نامه های عادی، تعهدنامه ها، اقرارنامه ها

چه کسانی حق دریافت رونوشت سند را دارند؟

طبق قوانین و مقررات جاری در ایران، تنها افراد مشخصی حق درخواست رونوشت از اسناد رسمی را دارند. این محدودیت برای حفظ حریم خصوصی و جلوگیری از سوءاستفاده از اطلاعات اسناد وضع شده است. در این زمینه، باید به استناد به قوانین صریحی همچون بند ۲ ماده ۴۹ قانون ثبت، ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده ۶۲ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی توجه کرد.

اشخاص واجد حق دریافت رونوشت:

• صاحبان اسناد: افرادی که نامشان به عنوان طرفین اصلی یا صاحبان حقوق در سند درج شده است.
• قائم مقام قانونی صاحبان اسناد: این دسته شامل افرادی می شود که به لحاظ قانونی جانشین صاحب سند محسوب می شوند یا از طرف او نمایندگی دارند. این موارد عبارتند از:
  • وکلا: با ارائه وکالت نامه رسمی که حق اخذ رونوشت در آن تصریح شده باشد.
  • وراث: با ارائه گواهی انحصار وراثت و مدارک شناسایی.
  • اوصیا: در مورد اموال تحت سرپرستی (با ارائه وصیت نامه و حکم تنفیذ آن).
  • قیم ها: در مورد اموال افراد محجور (با ارائه قیم نامه).
• اشخاص ذینفع در معامله یا سند: منظور از اشخاص ذینفع، کسانی هستند که به طور مستقیم یا غیرمستقیم، حقوق یا تکالیفی از سند برای آن ها ایجاد شده یا از آن تأثیر می پذیرند. اثبات ذینفع بودن معمولاً با ارائه مدارک و دلایل کافی صورت می گیرد.
• مراجع قضایی و دولتی: این مراجع در صورتی می توانند رونوشت سند را درخواست کنند که با ارائه معرفی نامه رسمی یا دستور قضایی صریح، نیاز به اطلاعات سند برای انجام وظایف قانونی خود را اثبات نمایند.

طبق بند (۲) ماده (۴۹) قانون ثبت و ماده (۲۱) قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده (۶۲) آئین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷، تنها متعاملین یا اشخاص ذینفع می توانند از اسناد رونوشت یا فتوکپی اخذ نمایند و به غیر افراد مذکور در صورتی پاسخ داده خواهد شد که از محکمه یا مناطق ثبتی معرفی نامه برای اخذ آن داشته باشند.

گام به گام تا جمع آوری مدارک و شرایط اولیه

پس از آشنایی با مفاهیم بنیادی، نوبت به مرحله عملی درخواست رونوشت می رسد. این بخش شامل جمع آوری دقیق مدارک و درک شرایط لازم برای ارائه درخواست است.

چک لیست کامل مدارک لازم برای درخواست رونوشت

برای تسهیل فرآیند درخواست رونوشت از سند، آماده سازی تمامی مدارک مورد نیاز پیش از مراجعه به دفترخانه ضروری است. نقص در مدارک می تواند باعث تأخیر یا رد درخواست شود. لیست کامل مدارک به شرح زیر است:

• کارت ملی و شناسنامه متقاضی: اصل و کپی برابر اصل از مدارک شناسایی متقاضی که حاکی از هویت وی باشد.
• اطلاعات دقیق سند: در صورت موجود بودن، اصل سند یا حداقل اطلاعات کامل آن شامل:
  • شماره سند
  • تاریخ تنظیم سند
  • نوع سند (مثلاً بیع نامه، اجاره نامه، سند ازدواج، سند طلاق، سند مالکیت)
  • شماره دفترخانه تنظیم کننده سند
• وکالت نامه: در صورتی که فردی به نمایندگی از صاحب سند اقدام می کند، ارائه وکالت نامه رسمی که صراحتاً حق اخذ رونوشت را به وکیل اعطا کرده باشد، الزامی است.
• مدارک دال بر نمایندگی قانونی: برای سایر قائم مقامان قانونی:
  • گواهی انحصار وراثت (برای وراث)
  • قیم نامه (برای قیم ها)
  • حکم دادگاه یا سایر اسناد معتبر دال بر سرپرستی و نمایندگی
• معرفی نامه یا دستور قضایی: در مواردی که اشخاص غیرذینفع یا مراجع دولتی/قضایی درخواست می کنند، ارائه نامه رسمی از مرجع مربوطه یا دستور صریح قضایی لازم است.
• فرم درخواست رونوشت: این فرم معمولاً در همان دفترخانه تنظیم کننده سند یا دفترخانه های هم عرض موجود است و باید توسط متقاضی تکمیل شود.

اگر شماره و تاریخ سند را ندانیم چه باید کرد؟

گاهی اوقات ممکن است اطلاعات دقیق سند، نظیر شماره و تاریخ تنظیم آن، در دسترس نباشد. در چنین شرایطی، چند راهکار برای بازیابی این اطلاعات وجود دارد که متقاضی می تواند از آن ها استفاده کند:

• مراجعه به دفترخانه تنظیم کننده سند: اگر نام دفترخانه ای که سند در آن تنظیم شده را به خاطر دارید، می توانید با مراجعه حضوری به آن دفترخانه، درخواست جستجو بر اساس نام طرفین سند (مثلاً نام و نام خانوادگی خریدار و فروشنده یا زوجین) و سال تقریبی تنظیم سند را ارائه دهید. دفترخانه با استفاده از دفاتر بایگانی خود می تواند اطلاعات سند را پیدا کند.
• استعلام از سامانه ثبت اسناد: در حال حاضر، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در تلاش است تا خدمات الکترونیکی خود را گسترش دهد. در صورتی که سند مورد نظر به صورت سیستمی ثبت شده باشد و اطلاعات آن در سامانه مرکزی موجود باشد، ممکن است بتوان با مراجعه به سامانه های مربوطه (در صورت فراهم بودن امکان استعلام برای عموم) و ارائه اطلاعات حداقلی، به جزئیات سند دسترسی پیدا کرد. لازم به ذکر است که این امکانات در حال توسعه هستند و همیشه برای تمامی انواع اسناد و در همه زمان ها فعال نیستند.
• جستجو در اسناد شخصی: گاهی اوقات اطلاعات سند در سایر مدارک مربوط به آن معامله یا رویداد (مانند فیش های پرداخت، رسیدها، یا سایر قراردادهای مرتبط) یافت می شود.

شرایط ویژه در درخواست رونوشت سند

برخی شرایط خاص ممکن است فرآیند درخواست رونوشت را کمی متفاوت کنند. آگاهی از این موارد می تواند در برنامه ریزی و آماده سازی کمک کننده باشد.

در صورت مفقودی اصل سند، آیا دریافت رونوشت ممکن است؟

بله، در صورت مفقودی اصل سند، دریافت رونوشت کاملاً امکان پذیر است و از دلایل اصلی درخواست رونوشت از سند به شمار می رود. برای این منظور، معمولاً علاوه بر مدارک عمومی، مراحل اضافی زیر نیز باید طی شود:

1. تنظیم استشهادیه: در برخی موارد، ممکن است نیاز به تنظیم یک استشهادیه محلی با تأیید حداقل سه نفر شاهد مبنی بر مفقودی سند باشد.
2. درج آگهی در روزنامه کثیرالانتشار: برای اسناد مهم مانند سند مالکیت، لازم است آگهی مفقودی در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار درج شود. هدف از این کار، اطلاع رسانی به عموم و جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی است. پس از گذشت مهلت قانونی (معمولاً ۱۰ روز تا یک ماه) از تاریخ انتشار آگهی و در صورت عدم ادعای شخص ثالث، می توان برای دریافت رونوشت اقدام کرد.
3. مراجعه به اداره ثبت یا دفترخانه: پس از طی مراحل فوق، با در دست داشتن مدارک شناسایی، گواهی عدم سابقه در روزنامه و سایر اطلاعات مربوط به سند، می توان به اداره ثبت اسناد یا دفترخانه تنظیم کننده سند مراجعه و درخواست رونوشت کرد.

درخواست رونوشت اسناد بسیار قدیمی

درخواست رونوشت برای اسناد بسیار قدیمی که اطلاعات آن ها به صورت الکترونیکی ثبت نشده اند و فقط در بایگانی فیزیکی دفترخانه ها یا ادارات ثبت موجود هستند، ممکن است با چالش هایی همراه باشد. در این موارد:

• مراجعه به دفترخانه تنظیم کننده: اولین و بهترین گام، مراجعه مستقیم به دفترخانه اصلی است. آن ها دفاتر ثبت قدیمی را نگهداری می کنند و می توانند سند مورد نظر را پیدا کنند.
• احتمال نیاز به جستجوی دستی: این فرآیند ممکن است زمان بر باشد و نیاز به جستجوی دستی در دفاتر حجیم و قدیمی داشته باشد.
• نیاز به اطلاعات دقیق تر: هرچه اطلاعات شما از سند قدیمی (مانند نام طرفین، تاریخ تقریبی، موضوع سند) دقیق تر باشد، فرآیند جستجو سریع تر و با احتمال موفقیت بیشتری همراه خواهد بود.

فرآیند عملی درخواست و دریافت رونوشت از دفترخانه

آگاهی از گام های عملی دریافت رونوشت سند از دفترخانه، مسیر را برای متقاضیان هموارتر می سازد. این بخش به تفصیل به نحوه مراجعه، تکمیل درخواست، پرداخت هزینه ها و زمان بندی می پردازد.

انتخاب دفترخانه صحیح برای درخواست رونوشت

یکی از سوالات رایج متقاضیان این است که آیا برای دریافت رونوشت باید به همان دفترخانه تنظیم کننده سند مراجعه کرد یا هر دفترخانه ای می تواند این کار را انجام دهد؟

پاسخ این است که اصولاً، درخواست رونوشت از سند باید از همان دفترخانه اسناد رسمی صورت گیرد که سند اصلی در آن تنظیم و ثبت شده است. دلیل این امر آن است که اصل سند و دفاتر مربوط به آن فقط در بایگانی همان دفترخانه موجود است و سردفتر دیگر دفترخانه ها به آن دسترسی مستقیم ندارند تا بتوانند رونوشت معتبری از آن تهیه کنند. بنابراین، شناسایی دفترخانه تنظیم کننده سند اولین گام در این فرآیند است.

در موارد نادری، در صورتی که دفترخانه تنظیم کننده سند منحل شده باشد یا به هر دلیلی قادر به ارائه خدمت نباشد، بایگانی آن به اداره ثبت اسناد و املاک همان حوزه منتقل می شود و در این صورت، با معرفی نامه از سازمان ثبت، می توان به اداره ثبت مربوطه مراجعه کرد. اما این موارد استثنا هستند و قاعده کلی، مراجعه به دفترخانه اصلی است.

مراحل مراجعه و تکمیل درخواست در دفترخانه

پس از شناسایی دفترخانه، فرآیند عملی به شرح زیر است:

1. مراجعه حضوری: متقاضی یا نماینده قانونی او باید به صورت حضوری به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه مراجعه کند.
2. ارائه مدارک: تمامی مدارک لازم که در بخش قبلی به آن ها اشاره شد (مدارک شناسایی، اطلاعات سند، وکالت نامه یا سایر اسناد نمایندگی) باید به مسئول دفترخانه ارائه شود.
3. تکمیل فرم درخواست رونوشت: یک فرم مخصوص برای درخواست رونوشت توسط دفترخانه ارائه می شود که متقاضی باید آن را با دقت تکمیل کند. در این فرم، معمولاً اطلاعات هویتی متقاضی، مشخصات سند مورد درخواست و علت درخواست رونوشت درج می شود.
4. بررسی مدارک و استعلام: مسئول دفترخانه مدارک را بررسی کرده و در صورت نیاز، استعلام های لازم را از سیستم های ثبتی انجام می دهد تا از صحت اطلاعات و حق درخواست متقاضی اطمینان حاصل کند.

محاسبه و پرداخت هزینه های رونوشت سند

یکی از بخش های مهم در فرآیند درخواست رونوشت از سند، آگاهی از هزینه های مربوطه است. این هزینه ها شامل موارد مختلفی می شود که طبق تعرفه های قانونی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می گردد.

جزئیات کامل هزینه ها:

• حق التحریر: مبلغی است که بابت خدمات دفترخانه و تنظیم رونوشت دریافت می شود. این مبلغ بر اساس تعرفه های مصوب و نوع سند متغیر است.
• حق الثبت: مبلغی است که به حساب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور واریز می شود و بابت خدمات ثبتی دریافت می گردد.
• مالیات: ممکن است در برخی موارد، مالیات بر ارزش افزوده یا سایر مالیات های قانونی نیز به این هزینه ها اضافه شود.
• سایر هزینه های قانونی: شامل هزینه تمبر، هزینه فتوکپی و … می شود.

راهنمای محاسبه: هزینه ها بر اساس نوع سند، تعداد صفحات رونوشت و تعرفه های سالانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محاسبه می شود. برای اطلاع دقیق از مبلغ، باید در زمان مراجعه به دفترخانه، از مسئول مربوطه استعلام گرفت. معمولاً دفترخانه ها دارای جدول تعرفه های مصوب هستند. به عنوان مثال، هزینه رونوشت یک سند مالکیت ممکن است با هزینه رونوشت یک سند ازدواج متفاوت باشد.

روش های پرداخت: پرداخت هزینه ها معمولاً به صورت نقدی یا از طریق دستگاه کارتخوان موجود در دفترخانه انجام می شود. در حال حاضر، امکان پرداخت الکترونیک مستقیم برای درخواست رونوشت از سند در بیشتر دفترخانه ها فراهم است.

زمان بندی صدور و پیگیری درخواست

پس از ارائه درخواست و پرداخت هزینه ها، متقاضیان تمایل دارند از مدت زمان صدور رونوشت و نحوه پیگیری آن مطلع شوند.

• مدت زمان استاندارد: مدت زمان صدور رونوشت معمولاً به نوع سند، حجم کاری دفترخانه و پیچیدگی سند بستگی دارد. در بسیاری از موارد، رونوشت در همان روز یا طی چند روز کاری آماده می شود. در موارد خاص مانند اسناد بسیار قدیمی یا نیاز به استعلام های پیچیده تر، ممکن است این زمان اندکی طولانی تر شود. هیچ مدت زمان حداکثر قانونی صریح و یکسانی برای تمامی انواع رونوشت ها وجود ندارد، اما معمولاً دفترخانه ها سعی می کنند در کوتاه ترین زمان ممکن خدمات را ارائه دهند.
• پیگیری درخواست: پس از ارائه درخواست، دفترخانه معمولاً یک رسید یا شماره پیگیری به متقاضی ارائه می دهد. با استفاده از این شماره و تماس با دفترخانه یا مراجعه حضوری، می توان وضعیت درخواست را پیگیری کرد.

نکات مهم هنگام دریافت رونوشت سند

هنگام دریافت رونوشت، رعایت نکات زیر برای اطمینان از صحت و اعتبار آن حائز اهمیت است:

• بررسی مهر و امضا: اطمینان حاصل کنید که رونوشت دارای مهر برجسته دفترخانه و امضای سردفتر یا دفتریار باشد. بدون این موارد، رونوشت فاقد اعتبار است.
• تطابق اطلاعات: تمامی اطلاعات مندرج در رونوشت را با اطلاعاتی که از سند اصلی می دانید (مانند نام طرفین، موضوع سند، تاریخ و شماره ثبت) تطبیق دهید تا از هرگونه اشتباه چاپی یا نگارشی جلوگیری شود.
• تعداد صفحات: از کامل بودن رونوشت و عدم کسری صفحات اطمینان حاصل کنید.

محدودیت ها، چالش ها و نکات حیاتی

آگاهی از چالش ها و محدودیت ها در فرآیند درخواست رونوشت از سند می تواند به متقاضیان کمک کند تا با دید بازتری به این موضوع بپردازند و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنند.

در چه مواردی دفترخانه از صدور رونوشت خودداری می کند؟

دفترخانه های اسناد رسمی موظف هستند طبق قانون به درخواست های قانونی برای صدور رونوشت پاسخ دهند، اما در برخی موارد، ممکن است از ارائه این خدمت خودداری کنند. دلایل عمده رد درخواست شامل موارد زیر است:

• عدم احراز هویت متقاضی: در صورتی که هویت فرد درخواست کننده به درستی احراز نشود یا مدارک شناسایی معتبری ارائه نگردد.
• عدم احراز نمایندگی قانونی: اگر فردی به نمایندگی از صاحب سند اقدام کند و نتواند مدارک معتبر دال بر نمایندگی (مانند وکالت نامه صحیح یا گواهی انحصار وراثت) ارائه دهد.
• نقص مدارک: ارائه ناقص مدارک لازم برای درخواست رونوشت، مانند عدم ارائه اطلاعات کافی از سند اصلی.
• عدم اثبات ذینفع بودن: در صورتی که متقاضی صاحب سند یا قائم مقام قانونی او نباشد و نتواند ذینفع بودن خود را در سند اثبات کند. این موضوع به ویژه برای اشخاص ثالث بسیار مهم است.
• محدودیت های قانونی: برخی اسناد ممکن است به دلایل قانونی خاص (مانند اسناد محرمانه یا اسنادی که طبق دستور قضایی خاص، از ارائه رونوشت آن ها منع شده است) قابلیت ارائه رونوشت به عموم را نداشته باشند.
• وجود اختلاف یا ادعای جعل: اگر در مورد سند اصلی، ادعای جعل یا ابطال مطرح شده باشد و تا زمان رفع ابهام، دفترخانه از صدور رونوشت خودداری کند.

نحوه احراز صحت و اصالت رونوشت دریافت شده

پس از دریافت رونوشت، اطمینان از صحت و اصالت آن برای جلوگیری از مشکلات آتی بسیار حیاتی است. راه های احراز صحت و اعتبار رونوشت سند شامل موارد زیر است:

• بررسی علائم ظاهری:
  • مهر برجسته: تمامی رونوشت های معتبر باید دارای مهر برجسته دفترخانه باشند.
  • امضای سردفتر یا دفتریار: امضای مجاز و خوانا باید بر روی رونوشت موجود باشد.
  • شماره ثبت و تاریخ: رونوشت باید دارای شماره و تاریخ ثبت در دفترخانه باشد که نشان دهنده زمان و چگونگی صدور آن است.
• استعلام الکترونیکی: در صورت وجود سامانه های استعلام الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا کانون سردفتران و دفتریاران، می توان با وارد کردن شماره های مربوط به رونوشت (مانند کد رهگیری یا شماره ثبت)، از صحت و اصالت آن اطمینان حاصل کرد. این سامانه ها در حال توسعه هستند و در آینده نقش پررنگ تری در استعلام رونوشت سند ایفا خواهند کرد.
• مراجعه مجدد به دفترخانه: در صورت هرگونه شک و تردید، می توانید مجدداً به همان دفترخانه صادرکننده رونوشت مراجعه کرده و درخواست تأیید اصالت رونوشت را داشته باشید.

مدت زمان اعتبار رونوشت: آیا رونوشت سند تاریخ انقضا دارد؟

یکی از سؤالات مهم در مورد اعتبار رونوشت سند این است که آیا این رونوشت دارای تاریخ انقضا است؟ در پاسخ باید گفت که به طور کلی، رونوشت سند رسمی تا زمانی که سند اصلی پابرجا و معتبر باشد و تغییر، فسخ یا ابطال نشده باشد، اعتبار حقوقی خود را حفظ می کند و تاریخ انقضای مشخصی ندارد.

با این حال، باید به تفاوت آن با اعتبار سند اصلی توجه کرد. رونوشت صرفاً بازتابی از وضعیت حقوقی سند در زمان صدور آن است. اگر پس از صدور رونوشت، سند اصلی دچار تغییراتی مانند فسخ، ابطال، اصلاح یا انتقال مالکیت شود، رونوشت قبلی دیگر نمی تواند وضعیت حقوقی جدید سند را نشان دهد و در عمل اعتبار اطلاعات آن از بین می رود. در چنین مواردی، برای اثبات وضعیت جدید، باید رونوشت جدیدی تهیه شود که منعکس کننده آخرین تغییرات باشد.

همچنین، برخی مراجع اداری یا بانکی ممکن است برای ارائه خدمات خود، رونوشت های صادر شده در بازه زمانی خاص (مثلاً سه ماه اخیر) را مطالبه کنند تا از به روز بودن اطلاعات اطمینان حاصل نمایند. این موضوع به رویه داخلی آن سازمان ها بستگی دارد و به معنای ابطال قانونی رونوشت های قدیمی تر نیست.

اعتراض به رد درخواست یا تأخیر غیرمتعارف

در صورتی که درخواست رونوشت سند توسط دفترخانه رد شود یا در صدور آن تأخیر غیرمتعارفی صورت گیرد که دلایل قانونی و موجهی نداشته باشد، متقاضی می تواند به مراجع ذی صلاح اعتراض کند.

مراحل و مراجع قانونی برای اعتراض:

• کانون سردفتران و دفتریاران: اولین مرجع برای رسیدگی به شکایات مربوط به عملکرد دفترخانه ها، کانون سردفتران و دفتریاران است. متقاضی می تواند با ارائه شکواییه کتبی و مستندات مربوطه، اعتراض خود را ثبت کند.
• سازمان ثبت اسناد و املاک کشور: در صورتی که کانون به نتیجه نرسد یا موضوع دارای ابعاد وسیع تری باشد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به عنوان مرجع نظارتی بالاتر، صلاحیت رسیدگی به شکایات را دارد.
• مراجع قضایی: در نهایت، اگر از طریق مراجع اداری فوق، نتیجه ای حاصل نشود، متقاضی حق دارد از طریق دادگاه های عمومی و حقوقی، نسبت به طرح دعوا اقدام کند و از حق خود برای دریافت رونوشت سند دفاع نماید.

در تمامی این مراحل، مشاوره با یک وکیل متخصص در امور ثبتی و حقوقی، می تواند به شناسایی بهترین مسیر قانونی و افزایش شانس موفقیت کمک شایانی کند.

نکات امنیتی و نگهداری از رونوشت

همانند سند اصلی، نگهداری صحیح از رونوشت سند نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. این رونوشت یک سند رسمی محسوب می شود و باید با دقت از آن محافظت شود تا از سوءاستفاده های احتمالی یا آسیب دیدگی جلوگیری گردد.

• رونوشت را در محلی امن و دور از دسترس افراد غیرمجاز نگهداری کنید.
• از تا کردن مکرر، مخدوش کردن یا نوشتن بر روی رونوشت خودداری کنید.
• برای اسناد بسیار مهم، تهیه کپی های اضافی و نگهداری آن ها در مکان های مختلف می تواند مفید باشد.

فرآیند درخواست رونوشت از سند با آگاهی از قوانین، مراحل و مدارک لازم، به آسانی قابل انجام است. این راهنما تلاش کرد تا با رویکردی جامع و تخصصی، تمامی ابعاد این فرآیند را برای متقاضیان تبیین کند. با در دست داشتن اطلاعات صحیح و آمادگی قبلی، می توان از پیچیدگی های اداری کاست و در زمان کوتاه تر به رونوشت معتبر دست یافت.